CONCEPTOS BASICOS SOBRE BASES DE DATOS

Qué es una base de datos…

Una base de datos es un “almacén” que nos permite guardar grandes cantidades de información de forma organizada para que luego podamos encontrar y utilizar fácilmente. A continuación te presentamos una guía que te explicará el concepto y características de las bases de datos.

Qué es un sistema gestor de bases de datos…

Un Sistema Gestor de Bases de Datos (SGBD) o Data Base Management System (DGBA) es un conjunto de programas que administran y gestionan la información que contiene una base de datos. A través de él se maneja todo acceso a la base de datos con el objetivo de servir de interfaz entre ésta, el usuario y las aplicaciones.

Tipos de bases de datos…

• Las bases de datos jerárquicas construyen una estructura de jerarquía con los datos que permite una estructuración muy estable cuando gestionamos una gran cantidad de datos muy interrelacionados.
• Las bases de datos en red derivan de las jerárquicas pero mejoran la gestión de datos redundantes manteniendo su rendimiento en consultas de datos.
• Las bases de datos transaccionales están diseñadas para el envío y recepción de datos a grandes velocidades y de forma continua. Su único fin es la recepción y envío de información pero la gestión de almacenamiento o redundancia están fuera de su propósito.
• Las bases de datos relacionales son las más utilizadas en aplicaciones reales. La información se almacena siempre haciendo referencia a otra por lo que se facilita la gestión y su uso por personal no especialista. En este modelo el lugar y la forma donde se guarde la información es secundario.
• Las bases de datos orientadas a objetos han surgido como concepto tras la aparición de los sistemas de programación orientada a objetos.
• Las bases de datos documentales están especializadas en el almacenamiento de textos completos, por lo que facilitan el tratamiento informatizado de grandes cadenas de caracteres.

Qué es Microsoft Access…

Access es una palabra inglesa que puede traducirse como “acceso”. El uso más habitual del término en nuestra lengua está vinculado a un programa informático desarrollado por la empresa estadounidense Microsoft.

Access, o Microsoft Access, es un software que permite gestionar una base de datos. El programa forma parte de Microsoft Office, un paquete de aplicaciones que permiten realizar tareas de oficina.

Tipos de datos para conformar los campos...

1. Texto: se utilizar para introducir datos que incluyan texto, valores numéricos que no requieran cálculos matemáticos o combinación de texto y números. Acepta un máximo de 255 caracteres. Hay dos tipos de texto, texto corto y texto largo (Memo), la diferencia es que el texto largo no dispone de tamaño del campo, es decir, se puede escribir mas de 255 caracteres. Acepta hasta 63.999 caracteres, ideal para descripciones muy completas. 
2. Número: Datos numéricos que vayan a ser utilizados para realizar cálculos matemáticos. 
3. Fecha/Hora: es importante utilizar este tipo para introducir datos de fecha, del año 100 al año 9999. Para que no ocupe mucho espacio en nuestra base de datos, recomiendo que utilicéis en formato (dentro de propiedades del campo) la fecha corta. Y que le seleccionéis una mascara de entrada (propiedades del campo).
4. Moneda: ideal para datos numéricos que representen valores en moneda, que vayan a utilizarse para cálculos matemáticos y que necesitemos que lo preceda el signo de moneda. Acepta hasta 15 dígitos para la parte entera del número y hasta 4 dígitos en su parte decimal, se recomienda utilizar en datos donde se requieran hasta 4 dígitos decimales.
5. Autonumeración: el valor que contenga este campo se va a ir incrementando cada vez que se agregue un registro a la tabla que lo contenga, luego este tipo de datos es utilizado para llevar una secuencia de los registros ingresados a una tabla. No permite modificaciones este tipo de datos. 
6. Si/No: ideal para seleccionar registros de acuerdo con este criterio. También podemos utilizarlo para Verdadero/Falso y Activado/Desactivado (Propiedades del campo -> Formato)
7. Objeto OLE: Este tipo de datos es usado para enlazar o adjuntar archivos creados en otros programas, como pueden ser archivos word, excel, etc. Solo admite un solo archivo y el archivo ocupa espacio en la base de datos.
8. Hipervínculo: es usado para campos que contienen enlaces a páginas web, direcciones de correo, o archivos que abren con un navegador web. 
9. Datos adjuntos: a diferencia del tipo Objeto OLE, cada documento, gráfico, hoja de cálculo, etc que se adjunte a un campo de este tipo se ejecutará en el programa que fue creado, sin requerir más espacio adicional en la base de datos del que necesita el solo enlace. Admite varios archivos. 
10. Asistente para búsquedas: te permite buscar datos en otra tabla o en una lista de valores predeterminada para el campo. 

Campos Clave (Clave Principal)

En cualquier base de datos los registros incluidos en sus diferentes tablas deben estar perfectamente identificados y de esto se encargan las claves o llaves. Trasladando este concepto a la vida real, cada ciudadano tiene un número de DNI, puede haber dos personas con igual nombre e incluso apellidos iguales, pero ambos se diferenciarán por su número de DNI, que es único en "teoría".

Cada tabla debe contener al menos un campo que permita identificar unívocamente cada registro. Este campo puede ser real, como el propio DNI de una persona. O puede ser un valor que nos inventemos para conseguir el mismo fin (id Autonumérico), como un número que asignemos automáticamente a cada registro, asegurándonos de que no se repita.

Clave Foránea

Una clave foránea en una base de datos relacional es una clave que se usa en una tabla secundaria y que coincide con la clave primaria en una tabla primaria relacionada. Las claves foráneas pueden tener valores duplicados (multiplicidad) en la tabla secundaria, mientras que para las claves primarias eso no es posible. El uso apropiado de claves foráneas permite exigir la integridad referencial.

Tipos de relaciones son...

Relación Uno a Uno: Cuando un registro de una tabla sólo puede estar relacionado con un único registro de la otra tabla y viceversa. 

• Ejemplo: tenemos dos tablas una de profesores y otra de departamentos y queremos saber qué profesor es jefe de qué departamento, tenemos una relación uno a uno entre las dos tablas ya que un departamento tiene un solo jefe y un profesor puede ser jefe de un solo departamento.

Relación Uno a Varios (Uno a Muchos): Cuando un registro de una tabla (tabla secundaria) sólo puede estar relacionado con un único registro de la otra tabla (tabla principal) y un registro de la tabla principal puede tener más de un registro relacionado en la tabla secundaria, en este caso se suele hacer referencia a la tabla principal como tabla 'padre' y a la tabla secundaria como tabla 'hijo', entonces la regla se convierte en 'un padre puede tener varios hijos pero un hijo solo tiene un padre (regla más fácil de recordar). 

• Ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de diferentes poblaciones y otra con los habitantes, una población puede tener más de un habitante, pero un habitante pertenecerá (estará empadronado) en una única población. En este caso la tabla principal será la de poblaciones y la tabla secundaria será la de habitantes. Una población puede tener varios habitantes pero un habitante pertenece a una sola población. 

Relación Varios a Varios (Muchos a Muchos): Cuando un registro de una tabla puede estar relacionado con más de un registro de la otra tabla y viceversa. En este caso las dos tablas no pueden estar relacionadas directamente, se tiene que añadir una tabla entre las dos que incluya los pares de valores relacionados entre sí.

• Ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de clientes y otra con los artículos que se venden en la empresa, un cliente podrá realizar un pedido con varios artículos, y un artículo podrá ser vendido a más de un cliente.

• No se puede definir entre clientes y artículos una relación de muchos a muchos directamente, hace falta otra tabla (por ejemplo una tabla de pedidos) relacionada con clientes y con artículos. La tabla pedidos estará relacionada con cliente por una relación uno a muchos y también estará relacionada con artículos por un relación uno a muchos.

Qué es la integridad referencial...

La regla de la integridad referencial establece que cualquier valor de clave foránea no nulo en una tabla secundaria debe hacer referencia a un valor de clave primaria de su tabla primaria en la base de datos. Esta regla hace cumplir la consistencia en una base de datos (Evita que queden registros sin relacionar en una tabla secundaria).

Qué es la actualización en cascada...

Esta opción le indica al sistema gestor de la base de datos que cuando se cambie un valor del campo clave de la tabla principal, automáticamente cambiará el valor de la clave foránea de los registros relacionados en la tabla secundaria. No tener marcada esta opción puede generar inconsistencias.

Qué es la eliminación en cascada...

Esta opción le indica al sistema gestor de la base de datos que cuando se elimina un registro de la tabla principal automáticamente se borran también los registros relacionados en la tabla secundaria. No tener marcada esta opción puede generar inconsistencias.

Qué es un campo "Asistente para búsquedas"...

Tomaremos como ejemplo una estructura simple de librería, pero nuestro punto de partida se situará en el momento en que tenemos creadas las tablas auxiliares; a pesar de lo cual deberíamos tener claras qué relaciones finales nos van a interesar:

Si te fijas en el esquema superior, la tabla Clientes “se alimenta” de la tabla Ciudades. Pues bien, a la hora de crear la primera, cuando lleguemos al campo codciudad, que es el que deseamos relacionar, vamos a indicar como tipo de campo Asistente para búsquedas…, y así dejar que Access nos guíe en el proceso.

En el primer paso, especificaremos que los datos para el campo codciudad se tomen a partir de una tabla que ya está creada.  Tras pulsar Siguiente, elegiremos la tabla que se encuentra en el extremo uno; es decir, Ciudades, y volvemos a pulsar Siguiente.

A continuación, tenemos que elegir cuántos campos de la tabla Ciudades nos interesará ver en la lista desplegable o cuadro combinado de la tabla Clientes. Por costumbre, siempre escojo desde el primero hasta el último que me interese, ya que luego se pueden ocultar, y siempre como mínimo, dos.

Si la tabla está ordenada por el campo clave, y así quieres ver los datos, no tendrás que hacer nada en la siguiente etapa; de lo contrario, marca el orden que más te interese.

Después, el cuadro de diálogo nos propone que asignemos los anchos de las columnas del desplegable; yo siempre muestro la columna clave, porque si nos aprendemos los códigos más frecuentes, la inserción de datos se agiliza.

Ya sólo queda señalar el campo con el que realmente queremos hacer la relación, y lo habitual es que sea el código, el primero de la lista; y si no deseamos modificar el nombre (no es necesario), podemos Finalizar el asistente con total tranquilidad.

Si todo el proceso se realiza correctamente, podrás observar que la ficha Búsqueda, situada en la parte inferior de la pantalla, ahora aparece con datos.

De las propiedades que puedes ver en la figura superior, puedes modificar con total tranquilidad Ancho de columnas y Ancho de lista, para tener una visión correcta de los datos en la vista Hoja de datos. Además, al colocar el cursor en una de ellas, la zona azul de la derecha mostrará información relacionada que puede servirte de valiosa ayuda.

Otra ventaja adicional, es que Access establece la relación entre los dos campos, por lo que sólo te quedará indicar en la misma, las opciones relacionadas con la Integridad referencial.

Tras terminar todo el diseño, personalizar las Relaciones  e introducir datos en las auxiliares, al añadir un cliente nuevo y definir su ciudad, podremos desplegar la lista, que se mostrará de manera similar a la de la imagen:

Si el aspecto no te parece bien, recuerda que puedes modificarlo manualmente en la ficha Búsqueda.

Pues bien, este proceso, tendremos que hacerlo en todas las tablas que se alimentan de otras auxiliares; concretamente, en los campos que vayan a representar los extremos varios – ∞ de las relaciones.

Formularios

Las herramientas de formularios de Access 2007

Access 2007 tiene varias herramientas para crear formularios. Estas herramientas están ubicadas en el grupo Formularios en la pestaña Crear de la Cinta de Opciones, como aparece en la imagen a continuación.

• Comando formularios: Muestra un formulario básico, que tiene un sólo registro al tiempo.
• Comando formulario dividido: Muestra un registro en la parte de arriba e incluye una vista abajo.
• Comando varios elementos: Crea un formulario que muestra todos los registros al tiempo, el cual se ve muy parecido a la tabla en la vista hoja de datos.
• Asistente de Formularios: Se encuentra bajo el comando Más Formularios. Este te lleva por todo el proceso de la creación de formularios más elaborados.

¿Cómo usar el comando Formulario?

Sugiero el comando básico de Formato porque te permitirá ingresar datos con el fin de observar sólo un registro al tiempo. Esto también incluye todos los campos de la tabla de origen y permitirá que modifiques el diseño de los formularios básicos con el fin de ocultar los campos o añadir controles. Para crear un formulario usando este comando, sigue estos pasos:

1. Selecciona la tabla que deseas usar como tabla origen.
2. Con la tabla origen seleccionada, selecciona el comando Formulario del grupo de comandos Formularios en la pestaña o ficha Crear en la Cinta de Opciones.
3. El nuevo formulario es creado y se desplegará en el panel de objetos. El nuevo formulario tiene el mismo nombre que la tabla de origen por defecto. Podrás renombrar el formulario con un nombre nuevo cuando lo guardes.

Usar formularios para ingresar datos

Llenar una base de datos es muy fácil cuando tienes un formulario básico diseñado. Navegar por los registros funciona de la misma manera que con las tablas. La Barra de Navegación está ubicada en la parte inferior izquierda del panel de objetos.

Los Botones de Navegación también funcionan de la misma manera que para las tablas. La siguiente imagen muestra los botones de navegación para un formulario:

Añadir un registro a la base de datos usando un formulario

1. Navega hasta un nuevo registro, ya sea usando el botón de navegación Nuevo Registro o el comando Nuevo en el grupo Registros en la Pestaña de Opciones.
2. Luego, simplemente añade los nuevos datos.
3. Los datos debes ingresarlos usando un formato aceptable. Los formatos aceptables fueron establecidos cuando las propiedades del campo fueron configurados.
4. Guarda el registro ya sea usando el comando Guardar en la Cinta de Opciones, o procesando otro registro usando el botón de navegación Nuevo Registro (en Blanco).

Ten en cuenta que...

Para finalizar, debes moverte a un nuevo registro. Sin embargo, es necesario que refresques la tabla en la Vista Base de Datos para ver el más nuevo.

Si deseas editar registros usando un Formulario, usa el comando Buscar y Reemplazar. Este comando funciona exactamente de la misma manera como lo hace para una tabla.

Informes

En Access el texto se puede modificar, como si fuera un documento de Word. Microsoft Access 2007 ofrece herramientas para crear y formatear un informe. El Asistente de Informes te llevará a través de varios pasos a la creación de un reporte.

Debes tener en cuenta que el comando Informe es muy fácil de usar, y todas las opciones están disponibles en la Vista Diseño, cuando el Informe ya haya sido creado. Con estas herramientas, podrás crear un informe basado en una tabla o en una consulta.  Un informe es una manera efectiva de presentar los datos usando un diseño atractivo.

Crear un informe basado en una tabla

Una de las maneras más sencillas de crear un informe es usando una tabla como fuente del mismo. Por ejemplo, en el escenario de una librería se cuenta con una tabla que lista todos los libros en el inventario.

Ahora bien, si desearas crear un informe de Lista de Precios de Libros, el cual contenga todos los detalles de cada libro en el inventario; el comando Informe hará que todo esto sea increíblemente fácil, ya que incluye automáticamente cada campo de la tabla en el informe.

Para crear un reporte basado en una tabla usa el comando Informe:

• Escoge la tabla que deseas usar como la fuente principal del informe. Para hacer esto, puedes, ya sea abrir una tabla o solo resaltar el nombre de la tabla en el Panel de Navegación. 

• Haz clic en el comando Informe ubicado en la pestaña o ficha Crear en el grupo Informes.
• El reporte es generado automáticamente e incluye cada campo en la tabla, en el mismo orden que la tabla. Esto se puede ver en el siguiente ejemplo, el cual fue creado a partir de la tabla anterior.

Ten en cuenta que el diseño y formato del informe se puede manipular en la Vista Diseño

.

De esta manera podemos generar un informe de manera automática, pero si usamos el asistente para creación de informes, podemos tener acceso a mas opciones para personalizar el aspecto de los informes creados.

Usar Consultas

El verdadero poder de la base de datos de Access 2007 radica en la habilidad de agrupar información para análisis rápidos, o dicho en otra palabras, realizar búsquedas eficientes. Las Consultas te permiten retribuir información de una o más tablas basándose en un grupo de condiciones de búsqueda definidas por el usuario. Access 2007 desplegará los resultados en la tabla con el fin de que puedas analizar y manipular más allá los datos arrojados.

Las Consultas te permiten retribuir información de una o más tablas basándose en un grupo de condiciones de búsqueda definidas por el usuario.

Access 2007 desplegará los resultados en la tabla con el fin de que puedas analizar y manipular más allá los datos arrojados.

Realiza una consulta usando el comando Diseño de Consulta

• Selecciona el comando Diseño de Consulta de la pestaña o ficha Crear.

• Usa la ventana Mostrar Tabla para seleccionar las tablas (y/o consultas) que se deben incluir en la consulta.  La consulta que debes realizar necesita las tres tablas.

• Arrastra y suelta los campos que deseas ver en los resultados al panel inferior en la Vista diseño de consulta.

 

• Escribe la condición en la fila Criterios en la columna Categoría Libros.
  Para la consulta, debes escribir Tecnología en la celda llamada Criterio para el campo Categoría.
• Cuando la condición sea establecida, haz clic en el comando Ejecutar del grupo Resultados en la pestaña o ficha Diseño.

• Finalmente, observa los resultados para determinar si coinciden con la consulta.

Esconder una parte del resultado de la consulta

• En la ventana diseño de consulta, selecciona la casilla Mostrar, dando clic sobre ésta.

• Ahora, cuando ejecutes los resultados, el campo se esconderá tal y como se observa en la siguiente imagen.

Ordenar por medio del diseño de consulta

• Haz clic en el campo de la fila Orden, debajo de la columna que deseas. Un menú desplegable aparecerá:

• Escoge una de las opciones:
• Ascendente: mostrará los resultados ordenados ubicando el valor más bajo primero o, si es texto, con el valor que más se acerque a la letra “A”.

• Descendente: mostrará los resultados con el valor numérico más grande o, si son palabras, el más alejado de la letra “A”.

• Sin ordenar: mantendrá los registros agrupados, pero no ordenados.
• Haz clic en Ejecutar para ver los resultados.

Filtrar por medio del Diseño de Consulta

• Haz clic en la fila Criterios en el diseño de consulta.
• Añade un criterio para el filtro escribiendo el valor en la celda, como verás en el siguiente ejemplo:

• Haz clic en Ejecutar para ver los resultados.

Ejemplos de caracteres comodín

Si busca un elemento específico y no recuerda exactamente cómo se escribe, puede intentar utilizar un carácter comodín en una consulta.

Los caracteres comodín son caracteres especiales que pueden representar caracteres desconocidos en un valor de texto y son prácticos para encontrar varios elementos con datos similares pero no idénticos.

Los caracteres comodín también le pueden ayudar a obtener datos basados en la coincidencia de un patrón específico. Por ejemplo, para encontrar todas las personas que se llaman John en Park Street.

Estos son algunos ejemplos de caracteres comodín para las consultas de Access:

• Asterisco  * Hace coincidir cualquier número de caracteres. Puede utilizar el asterisco (*) en cualquier sitio de una cadena de caracteres.

• Interrogante ? Hace coincidir un carácter alfabético individual en una posición concreta.

• Almohadilla # Hace coincidir cualquier carácter numérico.

• Corchetes [ ] Capturan por teclado el dato para filtrar, mostrando el mensaje colocado entre los corchetes.

Panel de control de una base de datos

Si tenemos una base de datos de Access que va a ser utilizada por usuarios, nos será realmente útil crear un panel de control o formulario de acceso, que permita al usuario manejar la aplicación de forma sencilla.

Lo más cómodo para que el usuario maneje la base de datos con facilidad es ir crear formularios para las acciones mas habituales, como introducción de registros en las tablas, búsqueda de información, creación de informes y etiquetas, etc. Una vez creados estos formularios creamos un panel de control que enlace con los formularios que va a utilizar el usuario. Estos formularios pueden ser a su vez, paneles de control secundarios.

El panel de control principal permitirá la entrada a los demás formularios.

Access dispone de un asistente para crear el Panel de Control, en el menú Herramientas – Utilidades de la base de datos – Administrador del panel de control.

Si aún no hemos creado ningún panel de control aparece un cuadro de diálogo, preguntándonos si queremos crearlo en este momento. Contestamos Si.

Crear un panel de control para una base de datos de Access:

Pulsamos en el botón Nueva para ir agregando cada una de las páginas (formularios, en nuestro ejemplo) a los que queremos acceder mediante el panel de control.

Así, vamos agregando uno a uno los enlaces que va a tener nuestro panel de control principal.

En nuestro ejemplo hemos añadido enlaces a los formularios Búsqueda, Entrada de datos, Etiquetas e Informes.

Una vez creados los enlaces, seleccionamos el primero (búsqueda) y pulsamos en Modificar para enlazarlo realmente con el formulario Búsqueda, que permite al usuario buscar registros. En Comando seleccionamos Abrir el formulario en modo Edición y seleccionamos el formulario Búsqueda. Pulsamos Aceptar para finalizar.

De esta forma vamos seleccionando cada uno de los enlaces y los vamos asociando al formulario indicado en cada caso, mediante la opción comando y formulario.

El resultado de nuestro ejemplo será un panel de control con la siguiente apariencia: